الحوكمة

تدير وحدة الحوكمة السياسات والوثائق المحكومة والاستثناءات وطلبات التغيير. استخدمها لمعرفة القواعد المعتمدة، من يملكها، من أقر بها، وما الاستثناءات أو التغييرات المسموح بها.

1. الخلفية والغرض

السياسة ليست ملفا فقط. هي سجل محكوم له مالك، إصدار، اعتماد، نشر، تاريخ مراجعة، إقرارات، استثناءات، تعليقات، ملفات، وسجل نشاط.

الأهداف الرئيسية:

• حفظ سياسات ووثائق معتمدة
• ضبط المراجعة والاعتماد والنشر والإقرار
• إدارة الاستثناءات المؤقتة مع المبرر وتاريخ الانتهاء والاعتماد
• توجيه طلبات التغيير قبل التنفيذ
• حفظ الأدلة للتدقيق والمراجعة الإدارية
• ربط فجوات السياسات بالمخاطر والمشكلات والتقييمات والضوابط

2. السجلات والأدوار

العنصر	المعنى
السياسة / الوثيقة	سجل محكوم يحتوي على العنوان، المالك، الإصدار، التصنيف، الحالة، تاريخ المراجعة، الملف، والإقرارات.
إصدار السياسة	الإصدار المعتمد أو المسودة الجديدة تحت المراجعة.
الإقرار	تأكيد المستخدم بأنه قرأ أو قبل السياسة.
الاستثناء	سماح مؤقت بالانحراف عن سياسة أو ضابط أو متطلب.
طلب التغيير	طلب محكوم لتغيير سياسة أو عملية أو ضابط أو نظام أو إعداد تشغيلي.
سير العمل	مسار اعتماد يحكم المراجعة أو الرفض أو النشر أو الإغلاق.

الدور	المسؤولية
مسؤول الحساب	يضبط الأدوار وسير العمل والقوالب والتصنيفات والصلاحيات.
مالك السياسة	ينشئ السياسة ويحافظ على صحتها وتاريخ مراجعتها.
المراجع	يراجع الجودة والنطاق قبل الاعتماد.
المعتمد	يعتمد السياسات أو الاستثناءات أو طلبات التغيير.
طالب الاستثناء	يقدم مبرر الاستثناء.
مالك التغيير	يصف التغيير وأثره وخطة التنفيذ.
المستخدمون المستهدفون	يقرون بالسياسات عند الحاجة.

3. صفحة السياسات

العمود	الغرض
الرمز	مرجع السياسة أو الوثيقة.
العنوان	اسم السياسة أو الوثيقة.
التصنيف	مجال السياسة أو نوع الوثيقة.
الإصدار	الإصدار الحالي.
المالك	المستخدم أو الجهة المسؤولة.
الحالة	مسودة، قيد المراجعة، معتمدة، منشورة، مؤرشفة، أو منتهية.
تاريخ المراجعة	تاريخ المراجعة القادمة.
الإقرار	هل يتطلب إقرار المستخدمين.

4. ماذا تضغط أولا: سير السياسة

1. افتح الحوكمة ثم السياسات.
2. اضغط إنشاء سياسة.
3. أدخل العنوان، التصنيف، المالك، الإصدار، تاريخ السريان، تاريخ المراجعة، والوصف.
4. ارفع ملف السياسة أو الوثيقة المحكومة.
5. حدد هل الإقرار مطلوب.
6. احفظ السجل. تصبح الحالة مسودة.
7. افتح السياسة واضغط إرسال للمراجعة.
8. يراجع المراجع النطاق، الإصدار، الملف، وتاريخ المراجعة.
9. يعتمد المراجع أو يعيد السياسة مع ملاحظات.
10. بعد الاعتماد، اضغط نشر.
11. راقب الإقرارات والمتأخرين.
12. عند تاريخ المراجعة، حدث السياسة أو أرشفها إذا لم تعد مستخدمة.

5. حالات السياسة

الحالة	المعنى	الإجراء التالي
مسودة	السياسة قيد الإعداد وليست معتمدة.	إرسال للمراجعة.
قيد المراجعة	السياسة تحت المراجعة أو سير العمل.	اعتماد أو إرجاع.
معتمدة	تمت الموافقة عليها ولم تنشر بعد.	نشر.
منشورة	السياسة نشطة وقابلة للإقرار والاستخدام.	متابعة الإقرارات وتاريخ المراجعة.
منتهية	انتهت فترة المراجعة أو السريان.	مراجعة أو تحديث أو أرشفة.
مؤرشفة	سياسة متقاعدة محفوظة للتاريخ.	قراءة فقط.

قواعد مهمة:

• لا تعامل المسودات كمتطلبات نشطة.
• السياسات المنشورة هي المرجع الأساسي للتقييمات والتدقيق.
• السياسات المنتهية تحتاج مراجعة قبل استخدامها كدليل حالي.
• السياسات المؤرشفة تستخدم للمراجعة التاريخية فقط.

6. تبويبات صفحة السياسة

التبويب	الغرض
التفاصيل	العنوان، الوصف، التصنيف، المالك، الإصدار، الحالة، التواريخ، والإقرار.
الملفات	ملف السياسة والمرفقات الداعمة.
سير العمل	خطوة الاعتماد الحالية وإجراءات القرار.
التعليقات	نقاشات المراجعة وملاحظات المالك.
النشاط	سجل الإنشاء والتحديث والإرسال والاعتماد والنشر والأرشفة والإقرارات.
الإقرارات	المستخدمون المطلوب منهم الإقرار وحالة إقرارهم.
الاستثناءات	الاستثناءات المرتبطة بالسياسة.
العناصر المرتبطة	مخاطر أو مشكلات أو ضوابط أو تقييمات أو طلبات تغيير مرتبطة.

7. الاستثناءات

الاستثناء سماح مؤقت بالانحراف عن سياسة أو ضابط أو متطلب. لا يجب اعتباره موافقة دائمة.

الحقل	المعنى
السياسة / الضابط	المتطلب الذي سيتم استثناؤه.
الطالب	من يطلب الاستثناء.
المالك	من يدير الاستثناء.
المبرر	سبب الحاجة إلى الاستثناء.
أثر المخاطر	التعرض الناتج عن الاستثناء.
الضوابط التعويضية	ضوابط تقلل التعرض أثناء الاستثناء.
تاريخ البداية والانتهاء	فترة صلاحية الاستثناء.
الحالة	مسودة، مرسل، معتمد، مرفوض، منتهي، أو مغلق.

سير الاستثناء:

1. افتح الاستثناءات.
2. اضغط إنشاء استثناء.
3. اختر السياسة أو الضابط.
4. أدخل المبرر، أثر المخاطر، الضوابط التعويضية، وتاريخ الانتهاء.
5. أرسل للاعتماد.
6. يراجع المعتمد المخاطر والضوابط التعويضية.
7. يعتمد أو يرفض أو يطلب تعديلا.
8. راقب تاريخ الانتهاء وأغلق الاستثناء عند انتهاء الحاجة.

قواعد مهمة:

• يجب أن يكون لكل استثناء تاريخ انتهاء.
• الاستثناءات عالية المخاطر يجب ربطها بخطر.
• إذا كانت الضوابط التعويضية ضعيفة، أنشئ مشكلة أو إجراء معالجة.
• لا تترك الاستثناءات المنتهية بدون إغلاق أو تجديد معتمد.

8. طلبات التغيير

تدير طلبات التغيير التغييرات التي قد تؤثر على السياسات أو الضوابط أو الأنظمة أو المخاطر أو العمليات.

أمثلة:

• تغيير محتوى سياسة
• تغيير تصميم ضابط
• تغيير عملية
• تغيير نظام أو إعداد يؤثر على الامتثال
• تغيير ناتج عن تدقيق أو حادث أو استثناء أو معالجة خطر

سير العمل المقترح:

1. أنشئ طلب التغيير.
2. وثق السبب والأثر.
3. اربطه بسياسة أو خطر أو مشكلة أو تقييم أو حادث عند الحاجة.
4. أرسله للمراجعة.
5. يعتمد المراجع أو يرفض.
6. ينفذ المالك التغيير ويرفق الدليل.
7. يغلق الطلب.

9. الترابط مع الوحدات الأخرى

الوحدة	الترابط
الامتثال والتقييمات	السياسات والضوابط قد تكون أدلة للتقييمات، والسياسات المنتهية قد تصبح نتائج.
إدارة المخاطر	الاستثناءات وفجوات السياسات قد تنشئ أو تحدث مخاطر.
المشكلات والإجراءات	فجوات المراجعة أو الإقرار المتأخر أو الاستثناءات الضعيفة تتحول إلى مشكلات.
التدقيق	يراجع المدققون الحالة والإصدارات والاعتمادات والإقرارات والاستثناءات.
التوعية	السياسات المنشورة قد تتطلب إقرارا أو حملة توعية.
الملفات	ملفات السياسات والمرفقات أدلة محكومة.
سير العمل	الاعتماد والمراجعة والاستثناءات والتغييرات يمكن أن تخضع لسير عمل.
التقارير	حالة السياسات والمراجعات المتأخرة والإقرارات والاستثناءات تدعم التقارير.

10. صفحات مرتبطة مباشرة

الصفحة	سبب الارتباط
الامتثال والتقييمات	السياسات والضوابط تحدد ما يتم تقييمه وما الأدلة المطلوبة.
إدارة المخاطر	الاستثناءات وطلبات التغيير قد تؤثر على فعالية الضوابط والمخاطر المتبقية.
العمليات	فجوات السياسات والتغييرات والاستثناءات قد تنشئ مشكلات أو إجراءات.
إدارة التدقيق	السياسات المنشورة والموافقات والإقرارات والاستثناءات تدعم أدلة التدقيق.
التقارير والتحليلات	تواريخ المراجعة والإقرارات والاستثناءات والموافقات تظهر في التقارير.
مرجع سير العمل والحالات	استخدمه لفهم حالات السياسات والاستثناءات وطلبات التغيير.

11. قبل أن تبدأ، أثر التقارير، والأخطاء الشائعة

قبل نشر السياسات، تأكد من مالكي السياسات، والمعتمدين، وتكرار المراجعة، والجمهور المستهدف، وقواعد الإقرار، ومعتمدي الاستثناءات، وطريقة تسمية الإصدارات. لا تعامل السياسة كمتطلب نشط حتى يتم اعتمادها ونشرها وتوجيهها للجمهور الصحيح.

السجلات التي تغير التقارير ومؤشرات الأداء:

السجل أو الحقل	الأثر على التقارير
حالة السياسة	تحدد هل السياسة مسودة أو بانتظار الاعتماد أو منشورة أو مؤرشفة أو متأخرة.
تاريخ المراجعة	يحرك تقارير مراجعات السياسات المتأخرة.
إسناد الإقرار	يغير نسبة الإقرار والأعمال المتأخرة.
حالة الاستثناء وتاريخ الانتهاء	يغير تقارير مخاطر الاستثناء والتنبيهات قريبة الانتهاء.
حالة طلب التغيير	تعرض تغييرات الحوكمة المعلقة وتأخر الاعتماد.

أخطاء شائعة:

• رفع ملف بدون تحديد المالك وتاريخ المراجعة والإصدار والجمهور.
• نشر سياسة قبل اكتمال دليل الاعتماد.
• ترك الاستثناءات المنتهية مفتوحة.
• اعتبار نسبة الإقرار دليلا على فعالية السياسة.
• عدم ربط السياسات بالضوابط أو المخاطر أو الاستثناءات ذات الصلة.

استخدم صفحة الحوكمة هذه عند تدريب ملاك السياسات على الإنشاء، والإرسال، والاعتماد، والنشر، ومتابعة الإقرارات. يجب أن تبقى اللقطات وإرشادات التشغيل داخل صفحة الوحدة بدلا من قائمة لقطات منفصلة.

12. قائمة مراجعة المسؤول

• عرف تصنيفات السياسات قبل إنشاء عدد كبير من السجلات.
• عين مالكا لكل سياسة.
• استخدم تاريخ مراجعة لكل سياسة نشطة.
• استخدم سير العمل للسياسات والاستثناءات عالية التأثير.
• لا تنشر سياسة بدون ملف وإصدار واضح.
• راقب السياسات والاستثناءات المنتهية.
• اربط الاستثناءات عالية المخاطر بإدارة المخاطر.
• استخدم المشكلات لأعمال المعالجة أو الإقرارات المتأخرة.

13. لقطات الشاشة

السياسات

سياق الإعدادات والقوالب