لقطات الشاشة والجولات المرئية

استخدم هذا الدليل عندما تحتاج إلى مسار بصري لأكثر مهام المسؤول شيوعا. تعرض اللقطات مناطق الصفحات الرئيسية؛ تأكد دائما من السجل والمالك والتواريخ والحالة قبل حفظ أي تغيير.

1. ابدأ من لوحة المعلومات

استخدم لوحة المعلومات كصفحة فرز يومية.

1. راجع بطاقات التنبيه للمخاطر الحرجة، والمشكلات المتأخرة، والموافقات المعلقة، والاستثناءات قريبة الانتهاء.
2. افتح الوحدة ذات العلاقة من البطاقة أو من القائمة.
3. تأكد أن البند له مالك وتاريخ استحقاق وإجراء تال.
4. صعّد البنود الحرجة أو المتأخرة أو المعطلة.
5. عد إلى لوحة المعلومات بعد التحديث للتأكد أن الحالة تغيرت كما هو متوقع.

2. راجع تقييمات الامتثال

استخدم صفحة التقييمات لمتابعة إجابات الضوابط والأدلة وتقدم المراجعة.

1. رشح حسب حالة التقييم أو المالك أو الإطار أو تاريخ الاستحقاق.
2. افتح تقييما متأخرا أو قيد التنفيذ أو بانتظار المراجعة.
3. راجع إجابات الضوابط وجودة الأدلة.
4. أعد الإجابات الضعيفة إلى المالك عندما لا يدعم الدليل الإجابة.
5. حول عدم الامتثال إلى خطر أو مشكلة أو استثناء أو نتيجة تدقيق عند الحاجة للمتابعة.
6. لا تغلق التقييم إلا بعد توثيق المراجعة وقرارات المتابعة المطلوبة.

3. راجع تغطية الإطارات

استخدم الإطارات لفهم الالتزامات والضوابط الواقعة ضمن النطاق.

1. افتح الإطار المطلوب.
2. راجع المجالات والمتطلبات والضوابط المرتبطة.
3. تأكد أن الإطار نشط ومحدث.
4. استخدم تقارير الإطار لتحديد المجالات منخفضة الامتثال.
5. ابدأ أو حدث التقييمات عندما تكون التغطية غير مكتملة.

4. أدر بنود سجل المخاطر

استخدم سجل المخاطر لإدارة الملكية والتقييم والمعالجة والمراجعة.

1. رشح حسب التصنيف المتبقي أو المالك أو الحالة أو التصنيف أو المراجعة المتأخرة.
2. افتح المخاطر العالية والحرجة أولا.
3. تحقق من الدرجة الكامنة، والدرجة المتبقية، وقرار المعالجة، والمالك، وتاريخ المراجعة.
4. تأكد أن الضوابط أو الأصول أو الموردين أو المشكلات المرتبطة تشرح سياق الخطر.
5. حدث تقدم المعالجة أو أنشئ مشكلات متابعة.
6. لا تقبل أو تغلق خطرا بدون مبرر موثق.

5. انشر السياسات وتابعها

استخدم صفحة السياسات لإدارة دورة حياة السياسة والإقرارات.

1. راجع السياسات المسودة، وبانتظار الاعتماد، والمنشورة، والمنتهية.
2. افتح السياسة وتحقق من المالك والإصدار وتاريخ النفاذ وتاريخ المراجعة والجمهور.
3. أرسل للاعتماد عندما يكون المحتوى والمرفقات جاهزة.
4. لا تنشر إلا بعد الاعتماد.
5. تابع إكمال الإقرار للجمهور المستهدف.
6. أنشئ تذكيرات أو إجراءات متابعة للإقرارات المتأخرة.

6. جهز أدلة التدقيق

استخدم صفحات التدقيق لإدارة النطاق والنتائج والأدلة والإغلاق.

1. افتح التدقيق أو النتيجة.
2. تحقق من النطاق والمالك وتاريخ الاستحقاق والخطورة والحالة.
3. راجع الأدلة المرتبطة وملاحظات المعالجة.
4. أعد الأدلة الضعيفة إلى المالك مع طلب واضح.
5. أغلق النتائج فقط عندما يثبت الدليل اكتمال المعالجة.
6. صدر التقرير أو حزمة الأدلة عند الجاهزية للمراجعة.

7. راقب الموردين ومخاطر الأطراف الثالثة

استخدم الموردين لإدارة الملكية ومخاطر الأطراف الثالثة.

1. رشح الموردين حسب الأهمية أو الحالة أو المالك أو تاريخ المراجعة.
2. افتح الموردين عاليي الأهمية أولا.
3. تحقق من وصف الخدمة والمالك وتصنيف المخاطر وحالة التقييم وتاريخ المراجعة التالي.
4. اربط المخاطر أو النتائج أو المشكلات عندما يتطلب تعرض المورد متابعة.
5. حدث حالة المراجعة بعد التقييم أو المعالجة.

8. حافظ على الأصول

استخدم الأصول للحفاظ على وضوح الملكية التجارية والتقنية.

1. رشح الأصول حسب الأهمية أو المالك أو الإدارة أو الحالة.
2. تأكد أن الأصول الحرجة لها ملاك وتواريخ مراجعة.
3. اربط المخاطر أو الضوابط عندما يؤثر الأصل في الامتثال أو التعرض للمخاطر.
4. حدث الملكية عند تغير الأنظمة أو الخدمات التجارية.

9. تابع الحوادث والمشكلات التشغيلية

استخدم الحوادث والمشكلات لتتبع الاستجابة والإغلاق.

1. افتح السجلات عالية الخطورة أو المتأخرة أولا.
2. تحقق من المالك والحالة وتاريخ الاستحقاق والأثر وملاحظات الاستجابة.
3. اربط المخاطر أو الموردين أو الأصول أو الضوابط عند الحاجة.
4. اطلب دليل إغلاق قبل وضع البند كمنجز.
5. صعّد التأخيرات المتكررة أو الحوادث الحرجة.

10. راجع مؤشرات الأداء والتقارير

استخدم مؤشرات الأداء والتقارير لتجهيز التحديثات الإدارية.

1. راجع حالة المؤشر: ضمن المسار، معرض للخطر، أو حرج.
2. افتح السجلات المصدرية للقيم التي تغيرت بشكل كبير.
3. تحقق هل التغيير تحسن أو تراجع حقيقي أم تصحيح لجودة البيانات.
4. لا تصدر التقارير إلا بعد التحقق من المرشحات والبيانات المصدرية.
5. لا تجدول التقارير إلا عندما يكون الجمهور والمالك والغرض واضحين.

11. أدر الإعدادات والإدارة

استخدم الإعدادات بحذر لأن التغييرات قد تؤثر في عدة مستخدمين.

1. راجع المستخدمين والأدوار والإدارات وملكية سير العمل.
2. طبق مبدأ أقل صلاحية.
3. تجنب الإدارات أو قيم القوائم المكررة.
4. أعد إسناد الملكية قبل تعطيل المستخدمين.
5. راجع تغييرات الإعدادات ضمن فحوصات المسؤول الشهرية.